网络问答

标题: 如何高效地做会议记录 [打印本页]

作者: 弗拉明戈 时间: 2022-11-28 16:05
标题: 如何高效地做会议记录
有好几个小伙伴问到关于会议记录要怎么记的问题，群里热心的资深总助们马上给出了他们的经验之谈。大老板一般会议都多，作为助理，会议记录是基本功，以下分享我做会议记录的方法。
首先，根据会议记录的内容要求及你自己的习惯，设计一份（或几份）会议记录模板，模板可以将会议记录的格式固定，之后写会议记录只需在格式中填内容就行，这样可将记录变得简单且高效。
比如，我参与的大部分是关于问题讨论或项目跟进，会议最终需要达成的结果都是确定由谁来解决某个问题或跟进某个事项，我便设计了如下的会议记录模板：

这个模板是用Excel做的，每个Item往下排后自动生成设计好的表格样式，不但美观，还节省了排版时间。如下图：

这个模板的好处是简单、清晰，与会者一看都清楚由谁负责哪项内容，完成日期是什么时候。而作为会议记录者，几乎可以在会议结束后马上就能完成会议记录，不需要再额外花时间重新回忆及记录会议内容了。
这份Excel模板的会议记录几乎可以涵盖我所做的90%的会议记录，如果有需要进行大段文字记录的其他类型会议记录（如股东决议），就使用准备好的另外一份Word版本的会议记录模板。

会议记录必不可少的内容：
时间: （包括日期及几点到几点）
地点：（哪个办公楼的哪个会议室）
会议主题：（写详细，如有多个主题，一起写上）
主持人：（一般都是老板）
参与人：（将所有与会者写上）
记录：（一般都是你了）

会议记录的几个要点：
1．开会前提前了解会议背景，以免在做会议记录时茫茫然不知大佬们在讨论什么。提前了解相关背景还能对会议内容有个框架性认识，明白会议需讨论的重点是什么；
2．逻辑清晰地记录会议内容，将讨论的事项/解决问题的方向、跟进人员及完成时间进行有序记录。忌芝麻绿豆一把抓，没有重点，让查收会议记录的人看得一头雾水；
3．如果会议之前有Agenda（会议议程）的话，按Agenda的先后及议题来记录会比较保险；
4．积极参与会议，做会议记录并不是埋头记笔记；如果你对某项内容不清楚或者有疑问，请大胆地请教或提出问题；
5．会议记录完成后，如果所讨论的问题争议性比较大，或议题很重要，一定要在会议结束之前，让所有参会人员对会议记录中的责任人及完成时间进行确认。确认无异议后，则马上将会议记录发送给各与会者。

会议记录的误区：
1. 事无巨细全部记录
这是我最初写会议记录时常犯的毛病，那时担心遗漏会议中的每一个细节，每次会议记录将每个人的发言都写上。其实，除非有特殊要求，一般来说公司内部会议只重点记决议就好了，具体决议是怎么讨论出来的，不需要记录。其次，参加大老板召开会议的与会人员，都是部门经理或总监级人物，他们都很忙，会议记录太啰嗦，他们也没有那么多时间及耐心看。
2. 会议记录写完后直接发送
有时你对会议讨论内容的理解可能和老板的理解并不一致，因此，会议记录写完后，一定要先提交给老板确认，老板确认无误后再发送给各与会者。
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作者: 齐鲁大腕 时间: 2022-11-28 16:06
我比较闹心的是，不仅要做会议记录，还需要用我的电脑演示和投屏，我的电脑用不成，只能用纸笔速记。。。即便后来我们有了无线传屏的设备保证每个人都可以展示，我老板还是让我来展示，他觉得方便。。。跟他提过，他只说，那是你的问题，你来解决。

作者: 乜仁 时间: 2022-11-28 16:06
讨论如何高效的作会议记录之前，应该讨论一下如何高效的开会。

作者: 老叶子 时间: 2022-11-28 16:07
搞不懂他们讨论的什么是重点，这是问题，最正确的是一定要老板确认无误后在发与各参会人员！

作者: 杨二 时间: 2022-11-28 16:07
請問excel檔有完整的格式可參考嗎？

作者: 天之路 时间: 2022-11-28 16:07
同求表格完整格式

作者: 根儿 时间: 2022-11-28 16:08
不请自来。我谈谈另一个角度的思考：如何在会议抓住关键精髓？

其实，衍生的是：如何记录会议纪要、如何开完会议后，能快速复述出关键要点？

这也是个好话题，职场中包括我也遇到过。想到几点可以帮助达到目标的做法，细分两个方面：

一、如何更好听会议，理解关键信息？
二、如何快速表达出会议的关键精髓？

一、如何更好听会议，理解关键信息？

（1）开会前多梳理

1.会议背景（what，问题是什么、发生在哪些方面）
2.会议目的（why，达到什么目标，数据是否要量化）
3.参与人员/部门（who，谁要来，在会议中扮演什么角色）
（2）针对突发的会议

前提：由于是突发，那么上面几点能尽量搞清楚则最好，若不行要参考以下几点：
1结论（最关键）：
如，每个问题或相关人员的表述、结论是什么？
如，每个人的观点是什么？最后是否确定可行、正确的？
2.途径手段（how）：
如，问题解决的思路、手段是什么？
如，通过什么渠道、上下游是哪些？与会人员或部门需要负责哪些部门？
3.协助的资源/需遗留解决的事情
如，做成需要什么资源，是否必备还是其次？
如，这次讨论的，还有那些要遗留的问题、还待指定谁去确定？
4.边界方案/临界信息
如，做不成怎么办，失败怎么办？
如，某人员在某时间前完成？即时间地点人物的确定，某对接人？
（3）其他技巧（抓取重点）

1.与自己相关的（own）
如果真的听得毫无头绪，那么就紧紧只记下与自己部门、自己工作相关的事情；
2.按照金字塔或者反金字塔原理
大部分人的表达方式是：要么是先说结论再详细开展表述，要么反之。所以可以重点听他发话的前1分钟，结束的后1分钟所表述的话，这可以理解阅读文章的总-分-总；
3.观察表达的情绪、词语

4.突然插话的
会议中，肯定有突然插话的情况。这时候往往是针对某人观点结论所提出问题、建议。又或者是提示一些必要信息、辅助信息。这些有可能也是关键的信息，可以Mark。
5.抛弃暂时不懂的术语
抛弃听不懂的话语。会议上先不花时间琢磨听不懂的术语，只要记得是什么人/部门提出即可，后面再去了解。避免被打断整体的思路，只关注他的结论观点、遇到问题的边界；
6.录音复盘
用手机录音方便复盘，有条件或者重大会议可以如此操作。
二、如何快速表达出会议的关键精髓？

快速表述会议关键信息，可以理解是会议纪要的口述版、草稿版。因此，逻辑清晰、内容全面、用词精准。
沟通表达是个大学问，不可能轻言几句能说明白。但可以给出几个套路模板，套上去表述：

作者: 吃什么话梅 时间: 2022-11-28 16:08
新人助理可以会议录音以防漏掉重点吗。

作者: 豪气东来 时间: 2022-11-28 16:09
写的很详细，常犯的错误也是我现在遇到的问题，多谢

作者: 金明来 时间: 2022-11-28 16:09
哈哈，非常同意

作者: 子龙望月 时间: 2022-11-28 16:10
不能再同意了

作者: 石头无限 时间: 2022-11-28 16:10
用两个电脑？

作者: 大舍装饰工程有限公司 时间: 2022-11-28 16:10
求Excel格式。。。（羞耻跑开。。。）

作者: 到达安宁 时间: 2022-11-28 16:11
可以插入图片吗，会议记录

作者: 我是临时工 时间: 2022-11-28 16:11
求表格啊

作者: 最爱管闲事 时间: 2022-11-28 16:12
求表格

作者: 为你所爱 时间: 2022-11-28 16:12
我大学里写个会议记录，发给我们的模板上上届的优秀记录写了近三千字？？？这是记录？？这是复述，直接就是演讲稿。好笑

作者: 夜鸟的面具 时间: 2022-11-28 16:12
这对记录者来说，然并卵……

作者: 济宁吴彦祖 时间: 2022-11-28 16:13
还可以进群麽

作者: 我儿叫我们不一样 时间: 2022-11-28 16:13
那你也太厉害了，速记都可以

作者: 刘术新 时间: 2022-11-28 16:14
事无巨细的记录，一两个小时的时间不能这么做的，只记录重点对话。

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