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标题: 如何使用 Excel 绘制项目甘特图？4个步骤60套模板以及 ... [打印本页]

作者: 丷欲丷 时间: 2023-5-1 20:52
标题: 如何使用 Excel 绘制项目甘特图？4个步骤60套模板以及 ...
一、什么是甘特图

甘特图是以提出者甘特先生的名字命名的。横轴表示时间，纵轴表示项目里各个任务。通过条状图来显示项目里各个任务随着时间进展的完成情况。

二、甘特图的作用

复杂问题需要很多道工序，涉及到与多个人进行沟通，人的注意力没法持续关注，导致很容易忘掉很多重要步骤。像这种问题就要用到项目管理工具，在重要的节点上，来检查自己是否遗漏了重要的环节。
比如手里总有十好几个工作任务同时在跑，手忙脚乱应付不了总是在怀疑人生；除了要完成领导布置的工作任务外，还要和其他部门各种沟通对接，微信群里时不时传来不断变化的需求……每天恨不得 25 小时都在工作，可工作进度还是难以把控。
这个时候甘特图就能发挥很大作用，它在项目管理中作用主要有三点：
1.计划与展示项目的全貌
制作甘特图的基础，是对项目进行拆解，把大的任务分解成一个个更小的单元，以及明确任务的开始与结束时间、责任人、优先级等属性。通过制作甘特图，不仅可以迫使项目管理人员完成项目的计划，更可以让项目中的每一个成员，通过甘特图了解项目的全貌，从而有更强的目标感，而不再只是整个项目中的一个小螺丝钉。
2.更清晰的时间周期规划
甘特图通过横向的柱状图，展示了每个项目的开始与结束时间，相比起单纯的列出时间，这种图形化的展示对我们理解项目的周期更加友好。人是非常视觉性的动物，Calendars 5 之所以能够作为 Fantastical 2 的一个重要补充，是在于它的视图的多样性。甘特图也是同样的道理，2019/11/11 – 2019/11/20 你可能需要反应一下这其中是 10 天，但通过甘特图的图形化展示，你能直观地通过图像，一眼知道这是一个刚好从周一开始，横跨一周半的任务事项。
3.追踪任务的进度
甘特图不仅仅可以用于展示项目的计划，在项目的实施阶段，甘特图也可以追踪项目的实际进展，并通过图形化的方式，与原先项目的计划进行对比，清晰地了解每个任务是提前了，还是如期完成，或者延后了。
三、制作甘特图的两种方法

制作甘特图有许多种方式和工具。从这一点上来说，可以首先分为两个大的工具选择方向：专业软件，或是「万金油」Excel。
1.Excel

因为不是所有人的电脑里都安装了专业的甘特图软件，但所有人的电脑都一定装了Excel软件，而且几乎人人都会简单操作，在个人或者小团队中几乎是效率最高的甘特图制作工具。
但使用Excel做甘特图也有一定的缺点，比如：

难以管理：在Excel中，如果需要对任务进行修改或添加、删除任务，需要手动更改数据，这可能会比较麻烦和耗时，尤其是当任务较多时。
缺乏实时更新：如果团队成员的任务完成情况发生变化，需要手动更新Excel中的甘特图，而且更新可能需要较长时间，这可能会导致实时性不够。
难以共享：Excel中的甘特图可能需要大量的调整和设置，如果需要将其共享给其他人，可能需要提供详细的说明和指导，否则其他人可能难以理解和操作。
数据安全问题：如果Excel中的数据没有进行备份或者保存不当，可能会导致数据丢失或者泄露的风险。此外，Excel文件容易被病毒或者恶意软件感染，也需要进行防范。

2.专业的甘特图制作软件

越来越多的在线服务工具也开始支持甘特图，例如 Worktile、PingCode、Microsoft Project等等，它们有些功能的确非常强大，可以自动生成非常美观的甘特图，非常适合零基础但需要快速绘制的人。比如：
1.PingCode

适用对象：产研团队，零基础且需要快速绘制甘特图的人
PingCode 是国内的一款针对IT 软件研发的项目与事物跟踪工具，甘特图是它的核心功能之一。它和通用型甘特图/项目管理软件最大的区别就在于它的功能更贴合研发场景。比如说，除了常见的项目任务的甘特图，还具备产品路线图、里程碑等一类的甘特图。

并且它还覆盖了项目、任务、需求、缺陷、迭代规划、测试、目标等研发管理环节，满足了软件研发项目全生命周期的管理需求，并且以插件形式与GitHub、jenkins等主流开发工具打通。【官网】
2.Worktile

适用对象：所有类型团队，零基础且需要快速绘制甘特图的人
Worktile 是国内知名度非常高的一款老牌项目管理软件，它最大的优点在于做到了从目标到项目成果的全流程追踪和管理，它强大的甘特图能力支持对项目、项目集、个人、团队等多维度跟踪进度，且支持父子细颗粒度的任务拆解，非常方便。

除此以外，Worktile有非常多的报表形式来满足数据化和可视化管理，以及强大的自定义能力，以及网盘、审批、简报等一个工具能满足多种类型工具的需求。【官网】
还有很多的类似的工具，比如Teambition、Jira、TeamGantt、Asana、Wrike等等，这里就不过多介绍。
三、使用 Excel 制作甘特图的详细教程

下面我们会以图文的形式介绍如何用Excel制作甘特图，除此以外就是60套甘特图模板。链接: https://pan.baidu.com/s/1YCszJWnoTVWrCX7-WwgPkw 提取码: sxcj

这里我们将讲解如何使用 Excel 来绘制甘特图，从而来管理项目，并自动生成项目进度报表。【注：需要新版本的Excel（2016及以上），我用的是2019版的。】
第一步、先提炼出项目各个数据：

小项目可以手动输入数据，大一点的项目的话这样做工作量太大，可以直接跳过看第二种方法

第二步、然后生成堆积柱形图：

选中B、D、E三列（根据需要选即可），依次点击【插入】——【图表】——【条形图】——【堆积条形图】
为了更直观一些，我们把日期转换成数字。在Excel中，其实日期也就是一串数字了，只要是数字那就能可视化。

第三步、设置坐标轴

现在这个图表看起来还不是甘特图，别着急，继续操作：单击Y轴，右键坐标轴格式，选择逆序排列

看着还是不像，因为日期的数字太大了，所以在图表上自动适应了横坐标。这时候需要把X轴的最小值调整一下。

单击X轴右键，坐标轴格式，输入44562（目的是让甘特图能从第一天开始显示）

注：Excel中，数字和日期是可以转换的：44562就是2022年1月1日，44563就是1月2日，44564就是1月3日。

设置好最小值后，把蓝色的柱形图选择无填充，让它隐去，就得出了下面的柱形图。

【单击】图表中蓝色柱形图部分选中——选择【填充】——【无填充】

到这里基本上合格了。不过项目管理是变动的，每天都会变动，这就涉及到了动态变化。
如果想要继续优化，就需要增加两个辅助列数据，【已完成天数】和【未完成天数】

第四步、通过函数计算数据

然后通过函数公式计算这两列的数据：

已完成天数：=IF(TODAY()-D2>E2,E2,MIN(E2,MAX(TODAY()-D2,0))) 未完成天数：=E2-F2

注：today()函数为日期函数，能直接提取当前系统的日期。这是让甘特图动态的关键。

选择【项目计划】和【开始日期】、【已完成天数】、【未完成天数】、【计划天数】四个数据继续生成堆积柱形图。

重复上述操作：逆序、设置X轴最小值、蓝色无填充。

基本上到这里，甘特图已经完成了，只剩下一些美化工作。
部分内容整理自：https://www.zhihu.com/question/407225342/answer/2472880198

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