签订电子劳动合同的法律效力与合规要点

爱看书的甄姬

随着大数据时代的到来，商务电子化、政务电子化已成为现代社会的发展趋势，劳动合同的电子化也日益被推广。从某种程度上说，电子劳动合同的应用将促进全社会法律文本形式的整体革新，也预示着人力资源行业新时代的到来。那么，电子劳动合同是什么？如何签订电子劳动合同才能具有法律效力？签订电子劳动合同又有哪些合规要点？
一、什么是电子劳动合同？

根据《电子劳动合同订立指引》第一条的规定，电子劳动合同，是指用人单位与劳动者按照《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规规定，经协商一致，以可视为书面形式的数据电文为载体，使用可靠的电子签名订立的劳动合同。


二、电子劳动合同应具有的基本属性

1.合法性。电子劳动合同的内容必须符合《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国电子签名法》等法律法规规定，具备法律规定的必备条款，不能违反法律、行政法规的强制性规定和公序良俗。这是电子劳动合同与传统纸质劳动合同的共同要求，并不因劳动合同形式的改变而有所不同。而电子劳动合同同时还应符合电子签名法等法律规定。
2.合意性。电子劳动合同的签订前提必须是用人单位和劳动者自愿协商一致，双方均同意以电子形式签订劳动合同。即电子劳动合同并不是用人单位单方安排就能决定的，如果劳动者坚持签订传统的纸质合同，用人单位就不能强行要求劳动者签订电子劳动合同。
3.电子数据性。电子劳动合同的载体为能够有形地表现所载内容、并可以随时调取查用的数据电文，且必须使用可靠的电子签名。而可靠的电子签名，须同时符合以下条件：
①电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；
②签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；
③签署后对电子签名的任何改动能够被发现；
④签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。
三、哪些形式不属于电子劳动合同？

1.通过微信对话确立的劳动合同
实践中，有的用人单位通过微信进行招工用工，微信信息中包含了劳动者个人信息、工作岗位、工作待遇等内容，因此用人单位可能主张该信息为电子劳动合同。但是该微信信息内容欠缺法律规定的劳动合同必备条款，且没有使用电子签名，因此该微信信息不是电子劳动合同。
2.纸质劳动合同的扫描件或照片
电子劳动合同的生成、调取、储存、应用等应当以符合电子签名法等法律法规的规定为前提。若用人单位已与劳动者签订纸质版劳动合同，为了保存的需要而通过扫描或拍照等电子形式储存下来，不能免除用人单位对纸质劳动合同原件的保存义务。该纸质劳动合同的扫描件、复印件或照片不符合电子劳动合同的定义，并不是电子劳动合同。
3.网上备案的劳动合同
有的用人单位认为，在网上通过当地劳动和社会保障局主办和管理的电子信息系统办理了劳动合同的备案登记手续，所以网上备案的文件就是电子劳动合同。用人单位备案登记的行为仅是对用工信息的备案登记，备案登记文件内容没有双方的电子签名，劳动者对备案登记的劳动合同内容无法随时调取查用，不符合电子劳动合同的基本属性。因此该备案登记文件不是电子劳动合同。


四、电子劳动合同的法律效力

人力资源社会保障部办公厅在2020年3月4日发布的《关于订立电子劳动合同有关问题的函》中明确答复：“用人单位与劳动者协商一致，可以采用电子形式订立书面劳动合同。采用电子形式订立劳动合同，应当使用符合电子签名法等法律法规规定的可视为书面形式的数据电文和可靠的电子签名。用人单位应保证电子劳动合同的生成、传递、储存等满足电子签名法等法律法规规定的要求，确保其完整、准确、不被篡改。符合劳动合同法规定和上述要求的电子劳动合同一经订立即具有法律效力。”
此举正式确立了电子劳动合同的合法性和有效性。由此可见，影响电子劳动合同效力的主要因素并不在于这种电子形式本身，关键在于电子劳动合同的签订形式、程序、内容等是否符合《电子签名法》《民法典》《劳动合同法》等相关法律规定。
人力资源社会保障部办公厅发布的《电子劳动合同订立指引》第二条规定，依法订立的电子劳动合同具有法律效力，用人单位与劳动者应当按照电子劳动合同的约定，全面履行各自的义务。《电子劳动合同订立指引》从合同订立、合同调取储存应用、信息保护和安全等方面对电子劳动合同进行了规范。
五、签订电子劳动合同的合规要点

（一）订立电子劳动合同的前提——协商一致认定。
指导第一条提出“……，经协商一致，以可视为书面形式的数据电文为载体，使用可靠的电子签名订立的劳动合同。”此处的“协商一致”是重中之重。
很多人认为协商一致可以从签订电子合同的结果来推断。换句话说，只要劳动者签订电子合同，就可以认定为协商协议。事实上，这种认知是错误的。劳动法与民法的区别在于，它不是调整平等主体之间的权利义务关系，而是强调乙方作为弱者的倾向维护。因此，如果法律是针对的“协商一致”没有正式干预，所谓的协商协议很可能是徒劳的。因此，特别要强调的是，用人单位要想用电子劳动合同代替书面劳动合同，必须有与劳动者协商一致的相关证据。证据的方式可以是电子邮件、微信记录、短信记录，但证据必须反映双方的沟通和互动，并达成协议，而不是单方面通知或未收到劳动者回复的单向文本内容。
（二）订立电子劳动合同的合规要素。
1.必须通过电子劳动合同订立平台订立；
2.平台必须有身份验证、电子签字、意向确定、数据安全防护能力；
3.用人单位在订立电子劳动合同前，必须明确告知劳动者订立电子劳动合同的流程、操作步骤、注意事项及查询、下载完整劳动合同文本的方式，并不得向劳动者收费；
4.电子劳动合同订立平台要通过数字证书、联网信息核验、生物特征识别验证、手机短信息验证码等方法，真正反映签约人的身份和意向，并记录和存储验证确认过程；
5.用人单位和劳动者必须使用依法设立的电子认证服务组织颁发的数字证书和密钥进行电子签名；
6.用人公司在订立电子劳动合同后，需要使用手机信息、微信、电子邮件或APP信息等方式通知劳动者电子劳动合同已订立完成；
7.用人公司必须提醒劳动者及时下载和存储电子劳动合同文本，告知劳动者查询、下载电子劳动合同的方法；
8.用人公司要保证劳动者可以随时使用常用设备查询、下载、打印电子劳动合同的完整内容；
9.劳动者需要电子劳动合同文本的，用人公司必须至少免费提供一份，并通过盖章等方式证明与数据电文原件一致；
10.电子劳动合同的储存期必须符合《劳动合同法》有关劳动合同保存期的规定。（用人单位对已经解除或者终止的劳动合同文本，至少保存二年备查）。