商务英语写作实战：商务信函

海浪中国

原创 王琼输出的力量
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核心：以信为使，见字如面，结构加效率
除了邮件，商务信函也是商务英语写作中的核心体裁和日常交流中的常用手段。不论是发信函、报告、建议书，现在统称为“公文写作”都可以用邮件发送；但它们的内容结构和要求还是要秉承各自传统。其中不变的是对专业度和效率的要求，即，结构系统+效率，见证系统性的“输出的力量”。
商业信函的目的是推进更深层次的交流：以信为使，见字如面。
因为，“信”是：一个人加一个言，在说话。“函”是有内涵，比简短的邮件，它让我们有更多的空间去展开思想和文字的转换与对话。所以信函的核心使命：以信为使，见字如面。
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商业信函的体例：“面子工程”
信函要依循自有的体例。
如果是公司信函，那么最好有公司抬头和定制“Logo”，从而显得更为正式。
信函里的时间写法更为规范。
美式英语的口诀是：月 日，（逗号）年，如：September 18, 2022;
英式英语的口诀是：日月年（中间不加任何标点符号。）18thSeptember 2022，注意日期用序数词显示，上标：1st, 2nd, 3rd, 4th,等等。
收信人姓名：Mr./Ms. WANG Qiong
职务/Title
公司地址：从小到大的单位来写。
主题行（如必要）
称呼最好以正式为主，给人尊重，如，Dear Ms. Wang, Dear Ms. Wang:
结尾落款: Sincerely yours, 就已经很正式了（注意：yours要小写）。或者写“Best wishes”也可以。
现在写信函都建议用一页纸写完（即，打印出来是一页纸），因为如果有第二页，那么在第二页上还需要有编辑记号，比较繁琐：Page 2,Ms. Wang        September 18, 2022
在分段的细节上，
美式英语是左对齐，段落之间空一行；
英式英语是用tab键缩进，有时段落也空一行;
不论我们在哪家企业工作，自己保持文体一致就行。当然入乡随俗，在英国公司按英式英语写，在美国的就按美式英语办。其他德、法、意、西、日等公司，按照自己的文体一致性或者按照公司约定俗成的方法做就行。
这是信函的“面子工程”，下面我们再来看看“里子工程”：内容和场景。
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商业信函的“里子工程”：内容和场景
大体来分，信函有说明性和说服性两种，又可以分为直接手法和间接手法。当然，情景繁多不一而足。最重要是：目的——结构——结论的三段式，然后和不同场景配合。
首先来看，要求对方提供信息的信函怎么写？
开宗明义说目的: The purpose of this letter is to request the information of...
接着展开结构：
1）要求的信息细节1；
2）细节2；
3）细节3。
结束：要求信息的价值和意义以及为对方和自己带来的好处。
其次再来看如何回复：
目的——回复对方关心的问题——细节：1、2、3——结束：要求行动。
当然如果细分，还可以再分为：如何写好消息，如何写坏消息。
写好消息，多用一些积极正面的表达；
写坏消息，一开始要有所铺垫（Buffer），表达感谢感激，但是“but”转折很快出现，再之后要给出理由或原因，最后留一个“活口”余地，不把话说死或礼貌性地结束；
在婉拒或者提供坏消息时，我们可以避免的表达方式是：生硬、冷漠、“不”字太多；而要说：“Yes and, future, if possible, while qualified……you can, we may”的话语，把否定变成“肯定”，哪怕肯定性小，这样的表达可能会让已经“伤心”的人感觉稍好一些。
此外，我们还要注意委婉语的使用不宜过多，因为它们会让人产生讥讽的感受，例如有的公司说：“恭喜你，毕业了！”（实际上被裁员了）这种情况就别恭喜了，我们还是用真诚或抱歉的语气获得别人的理解：感谢您对公司的贡献，这段时间对我们彼此都很难，期待以后再合作。我们可以参看以下这封拒绝的信函：


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特别提醒：多谢感谢信
我还想提醒一下，我们一定要会写也要多写感谢信。就像贝索斯的提议那样，多感谢别人而且务必落在笔头上，让我们为彼此背书、鼓励、赋能。
我曾经培训过一家外企，培训总监大吐苦水：美国员工觉得中国同事总是“得寸进尺”（或心理学的on-the-foot-of-the door“登门槛效应”），颐指气使让别人配合，经常是“高门大嗓、理直气壮”，觉得对方就应该配合，因为都是为公司工作，中国区贡献大之类的傲慢从字里行间不经意间喷涌出来，一是让对方嫉妒，二是肯定不爽，三是不愿意配合。
我在培训中，专门为每个人每天发10张贺卡，学一点就让每个人写一个贺卡给同组的人，每人链接10个人。甚至我们还提出了创新想法，提出可否在他们公司的邮件设置里，加入一个小贺卡模板，让同事们写完邮件，还可以在下面的贺卡上加上几句感谢的话。然后在公司推进“感谢周”、“感谢月”的活动，让工程师为主的直性子也搭上一根会社交的弦，提高读者的满意度，形成正反馈的增强回路，这也让作者看到结果，共创共赢。
结果，读者笑了，看着青涩但充满诚意的文字，也能感觉到屏幕这边作者的感恩。作者呢也没有想到，自己说点甜言蜜语，“杀伤力”还挺大；一时间，满屏的信函邮件感谢卡生生把一家IT公司的气氛调动得像誓师大会，不拿下山头不罢休的豪气也就此产生。
国际交往中也是如此，以前我们古老文化里的谦逊美德被“Urgent！紧急！”所充斥其中。你两个叹号，我三个叹号，还加红加粗❗️彼此互怼。虽然听上去都是为了工作和公司，实际上每个人的杏仁核可能都被绑架，理性都给挤到一边，任谁也不舒服，看彼此更不爽，那还怎么工作？所以，一定先处理心情，才能处理事情。而感谢信就是一个有帮助的小心意，彼此相视一笑，恩留下，仇泯去，才能回归正题。
在商务场合里，我们多学习写感谢信，感谢对方，以心换心，交换到我们想要的资讯或者承诺。下面，我们来看看怎么写好感谢信吧。
1. 当你参观完别人的公司，不妨可以写封信，表达感谢之情。
Dear Mr. Smith,
I am writing this letter to thank you for your warm hospitality to my team and me during our recent visit to your company. I would also like to thank you for your interesting discussion with me, which I have found very informative and useful.
During the entire visit, my delegation and I were overwhelmed by the enthusiasm expressed by your business representatives on cooperation between us. I sincerely hope we could have more exchanges like this one when we would be able to continue our interesting discussion on possible ways to expand our relations and bring our business people together.
I am looking forward to your early visit to our country, when I will be able to pay back some of the hospitality I received during my memorable stay in your beautiful country.
Best wishes,
2. 当你接受过别人的款待也要写感谢信，因为它也许是推进联系的一个新契机。
Your delegation has just returned from a visit to a university in Great Britain. And Professor Herthwell warmly treated you there. Please write a letter to express your thanks to him for his hospitality and hope for further cooperation.
Dear Prof. Herthwell,
Many thanks for your kind hospitality and the honor you showed me during our delegation’s recent visit to your university. It was nice of you to introduce me to so many famous professors and celebrated scholars at your university. We had a safe and sound trip home. Now we have resumed our work.
Meanwhile, I hope you will someday pay a short visit to our university and give us some lectures on “Modern Western Economics”.
Please have no hesitation in writing to me if you want me to do something for you in China.
Best wishes,
我们之前谈到过，商务英语写作的本质和商务的本质是一样的：是交换，只不过信函是用笔尖写出的文字进行智慧输出和信息交换，目的是能够换回来对方的信任、尊重、提供的方案以及配合的行动等等。
这是我们可以用在感谢信里的表达：
Thank you very much /indeed for---
I am obliged to you for your assistance during---
Thank you very much for the gift you sent me. It is one of the most wonderful gifts I got on my birthday.
Thanks to your effort, we had our most successful---.
Please accept my sincere thanks for your help, which I will never forget.
Again, I would like to express my warm thanks to you.
以信为使，见字如面。
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小结：以高效的套路见证输出的力量
如果不了解套路，那么我们的写作只能在低水平上重复，写得再多也无法输出高效的成果。
商务信函作为一个相对正式的写作形式依然在商务交往中存在，它的目的是交流信息、建立联系、要求行动。我们之前所谈到的商务英语写作的基本要求都可以在信函中体现，只是它在内容上更丰富，段落结构上更规整。我们了解了信函的作用，可以在不同场景中进行信息交流，同时记录和保存相关内容以便以后追溯或核实。这是商务英语写作进阶版的应用，是我们驾驭和使用英语的新场景。
英语有一段格言曾为撒切尔夫人引用过：
Watch your thoughts, for they become words.
注意你的思想，它们会变为言语。
Watch your words, for they become actions.
注意你的言语，它们会变为行动。
Watch your actions, for they become habits.
注意你的行动，它们会变为习惯。
Watch your habits, for they become character.
注意你的习惯，它们会变为性格。
Watch your character, for it becomes your destiny.
注意你的性格，它会变为你的命运。
写作是指纹，而信函让我们：以信为使，见字如面。



文章：王参谋
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