商务接待管理制度（参考版）

天天向向上

适用于中小型企业
一、目的
基于提升公司对外宣导及树立良好的企业形象，建立商务接待标准及基本规格要求，以便为企业到访者提供一个良好的接待服务效果，特制定本制度。
二、适用范围
公司全体人员。
三、基本原则
3.1安全原则，要求商务接待过程中要确保各到访者的人身安全、食宿安全、财物安全、交通安全 等，同时更要保障企业运营安全（含企业信息安全等）。
3.2周到节约原则，商务接待应礼数周到，但反对铺张浪费，提倡节约。参于接待的人员须热情、诚恳，严禁接待人员出现给企业带来直接或间接负面效应的过激言论或行为。
3.3严谨原则，组织、实施及参加商务接待的各相关人员须思虑周详，不得擅自承诺超越职权范围的事项。难以解决的，须妥善汇报并依据指示执行。
3.4对等对口原则，即公司组织商务接待活动时应关注到访团队中最高职位及目的，并据此安排公 公司对等职位及业务归口的岗位人员进行接待。
四、定义
4.1商务到访，指因行政检查、合作接洽、考察交流等为目的商务行为。
五、工作职责
5.1总经理，负责公司III等及以上级别的接待方案； 确认公司各类接待规格及相关费用合理性的审核；依据到访需求出现接待，提升公司对外形象；等等。
5.2职能中心总监，统筹公司各类商务接待活动安排的首要责任岗位；负责对上报至职能中心的各类到访信息的跟进处理，明确商务接待责任人、接待方案确认等；
六、管理内容
6.1商务接待管理流程


  6.2商务类型设置
6.2.1根据商务到访的计划性可划分2种类型，计划到访、临时到访。              

商务到访类型	类型说明
计划到访	事前以函件、电话等方式提前预约到访时间、内容等信息的商务行为；
临时到访	未有任何事前预约行为，属突发性的到访的商务行为。

6.2.2根据商务到访目的及内容可分为3种类型，行政到访、合作到访、交流到访。

商务到访类型	类型说明
行政到访	政府工作人员以检视行政工作、莅临指导、考察等为目的的商务到访行为；
合作到访	企业的合作伙伴或潜在合作伙伴因业务洽谈、项目背景考察等为目的的商务到访行为；
交流到访	零协或行业人士等以考察学习交流为目的的商务到访行为；

6.2.3根据商务接待时，公司安排接待的职级规格区分接待的重要等级：

接待等级	等级说明
IV等	相当重要	须董事长或其委托重要人员出面接待的商务到访行为；
III等	重要	须总经理或其委托重要人员出面接待的商务到访行为；
II等	次重要	须总监级出面接待的商务到访行为；
I等	一般	上述以外的一般性商务到访的接待行为。

6.3接待信息接收与确认
6.3.1临时到访信息接收与确认。
6.3.1.1公司前台为临时到访信息接收的首要责任岗位。当出现时，前台须第一时间了解到访者人数、主要人员身份、到访目的等信息，并依据到访信息判断、安排接待人员。无法确定接待事宜的，应立即上报至职能中心总监。
6.3.1.2 公司任一员工接收到的临时到访信息，在充分了解到访人数、人员及目的后进行判断：归属本职范畴内的合作到访，则依据到访人员的级别安排接待我司对等人员接待。若超出范畴的，则立即上报至职能中心总监。
6.3.2计划到访信息接收与确认
6.3.2.1原则上，II级及上以接待等级的到访均须双方提前已函件或邮箱等形式确定到访信息及接待方案。公司员工应第一时间向对方明确要求，以书面形式准确说明到访规模、人员等信息。
6.3.2.2公司任一员工接收到“计划到访”信息后，首先需了解到访的基本信息，包含但不限于下述信息：到访者身份、人数、目的、时间、单位，以及个性化要求等。若接待信息无法明确的，尤其是到访目的，可婉转拒绝对方的到访请求。
6.3.2.3凡本岗位可自主处理及安排接待的合作到访，均由本岗位或其归属中心总监组织安排商务接待即可。行政到访、交流到访，必须将信息上报至职能中心总监。
6.3.3接待信息收集切忌让对方久候而无人问津。
6.4商务接待规格确认
6.4.1商务接待责任单位分配。执行董事：陈利新分管公司各类商务接待。就此方面的事务，绩效 中心可直接向其汇报各相关到访接待工作的安排等事宜。

到访类型	商务接待责任单位
行政到访	1）公司有明确的行政业务归口对接单位的，由对接单位主导商务接待工作。如消防，由安全部负责。2）没有明确的行政人员到访，由职能中心总监根据到访信息安排商务接待责任人。
交流到访	统一由职能中心总监根据到访信息安排商务接待责任人。
合作到访	由业务归口工作人员或其归属中心总监承担商务接待责任人。

6.4.2商务接待责任人的核心职责要求
6.4.2.1商务接待责任人是此次商务接待的首要责任人，在秉持商务接待基本原则下应尽可能提高商务接待水平与质量，不断提高企业的软实力。
6.4.2.2依据到访信息快速、有效地制定商务接待方案，明确商务接待规格，并组织实施。
6.4.2.3关注商务接待过程中存在的问题，及时协调解决以保障接待任务的顺利完成。
6.4.3商务接待规格
6.4.3.1商务接待规格由“商务接待责任人”主导与各关联单位、公司领导进行沟通、协调及确定。
6.4.3.2商务接待规格基本要求，具体请详见《商务接待管理表》附件一。
Ø  商务到访接待等级，依据到访者身份、目的等判定；  
Ø  我司出面接待的最高职级，依据接待等级安排；
Ø  食，依据商务到访的实际状况合理安排，原则上陪餐者须遵循同等职级。确因工作需要安排的，可安排工作餐一次，并严格控制陪餐人数。接待对象在 10人以内的，陪餐人数不得超过3人;超过10人的，不得超过接待对象人数的三分之一。工作餐遵循节俭原则，在规定限额标准内安排家常菜，不得使用私人会所、高消费餐饮场所。
Ø  宿，接待对象需要安排住宿的，由人力行政部安排公司指定的酒店。
Ø  行，原则上由到访者自行安排，若因特殊原因须我司提供的，按车辆使用流程执行。
Ø  宣传，依据到访类型及涉及面等因素判定是否需要安排条幅、KT板等宣传物资，以提 升企业商务接待形象及接待质量。
6.4.3商务接待方案。凡公司涉及行政或重要行业交流到访的，且接待等级为“III等”及以上的，原则上均须访前制订“接待方案”，并提报职能中心总监、总经理审核。
6.5接待前筹备
6.5.1商务接待产生的各项费用原则须提前申请，经批准后实施。若中途临时增加的费用，应依据公司费用申报程序进行报备，事后核销。
6.5.2商务接待责任人
6.6接待实施及后续事项交接
6.6.1商务接待实施阶段，商务接待责任人必须关注整个实施过程及各环节的管控，及时就出现的 问题与相关联单位进行协调、沟通，以保障接待工作的顺利完成，并保待接待过程中的礼节性、
严肃性。
6.6.2接待记录。
6.6.2.1针对一些具备历史意义、提升企业软实力或企业文化的商务到访活动，如政府官员莅临调研、行业高水平交流等活动可安排拍照或摄影等图像记录，以便于企业的文化推广与宣导。
6.6.2.2参于接待的各级人员均要严格遵守公司各项制度，对重要问题要随时汇报、请示。职责范围以外的事项不可随意表态或承诺。
6.6.3保密要求。在接待过程中，接待人要保守公司机密意识，切实维护公司的利益与形象。
6.6.4送宾要求。凡访者离开时，陪同人员应送宾至公司一楼门口，并等待对方人员或车辆离开。
6.6.5接待后续事宜。
6.6.5.1商务接待采用“一事一结”制。即商务接待责任人必须要善始善终，全面管控接待过程直至完结。
6.6.5.2凡接待中产生的，须后续跟进完成的工作事项，由接待负责人与承接人进行交接，并确认完成目标及时间节点。
6.6.5.3接待责任人有责任跟进后续各类事宜的完成进度及情况，以保障后续事宜均有始有终。
6.6.5.4违规接待处罚。若未按公司要求或在接待过程中行为不当，导致公司利益或形象受损的，职能中心执行问责及处罚。
七、附则
7.1本细则由职能中心编制并负责解释，经总经理、董事会审批后实施；
7.2本细则自      年    月    日起试运行，       年     月     日起正式运行。
八、附件
8.1附件一，《商务接待管理表》（样表）；

清口水悬吊吊

商务接待管理表