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邮件就是信件，作用就是沟通，人类通信的历史已有几千年，而商务邮件，则是在特定场景下借助信息化手段进行通信的一种沟通方式。
1 何为通信（沟通）？
沟通不是简单的传输、转达，在信息系统通信中有一个信源、信宿、信道的概念，在实际生活中也是可以通用的。
信源：产生信息的实体，信息产生后，由这个实体向外传播，信息传递的起/终点（如：发件人或沟通中的沟通者发起者）；
信道：传送信息的通道、方法、手段或工具（如：TCP/IP网络，邮件也是其中的一种）；
信宿：信息的归宿或接受者（如：收件人，信息的接收者）；
反馈：信息由信源经过信道，穿过噪音抵达信宿，但这并不意味者本次通信结束，还需要有反馈，即让信源知道信宿已收到信息且内容无误差（如：收到请回复over/收到over，重复一遍）；
噪音：噪声可以理解为干扰，声音传递过程中会受噪音影响，听不清，听不全等，噪音在这里是一个概念，并非字面意思，对传输中的信息产生消耗的因素都可称之为噪音（甚至是个人理解的偏差）；
编译:信息传输前的编码、加密，需要转换成特定的格式、符号进行传输（如：日常沟通中结构化的文字，逻辑化语言都是经过大脑编译之后的信息）；
解码：收到信息通过约定的加密方式进行反向解密，收到结构化文档，听到逻辑化语言后大脑需要处理，转换成自己的理解，这个过程就是解密的过程。
2 什么是商务邮件
商务邮件不仅是你工作的记录，还具有同时告知多人、传递附件的功能，更重要的是，在商业活动中，一旦发生纠纷，邮件是可以作为法庭证据使用的，通过商业邮件也能看出一个人的职业素养，所以养成良好的邮件习惯非常重要。
邮件的作用：告知、通报、信息传递 【留痕】
邮件的三个基本宗旨：效率、清晰、礼貌
3 邮件的主题
邮件一定要有主题，邮件的主题为了让收件人看到邮件主题之后对该邮件有个大体了解，确定邮件的紧急、重要程度，有效、有用性的，所以在写主题的时候最主要的突出什么事、重要程度等关键信息，。
工作上的邮件，在保证准确简洁的基础上，要提高可追溯性，要选择一种较好的标题格式。因为工作上的事情，后续有很大的可能性需要再次回溯，所以使用一个较好的命名规则，在邮件很多时可保证准确无误、高效地搜索、处理邮件。
1. 邮件不要使用空白或无意义的主题，商务人士通常邮件繁多，需要能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件；
2. 邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂（10-15字为宜）；
3. 如果主题中有关键词想突出，可以添加符号加以着重（对于一些分享、自荐啊等有一定属性的邮件也可以加上【属性】），如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】或【☆☆☆】，【】不宜超过3个；
4. 千万不要把转了N层的邮件发给别人，显得非常业余，多次转发或者回复的主题要视情景进行修改（不能超过3个转发/回复）；
5. 一封邮件尽可能只针对一个主题，尽量避免一封邮件交叉沟通多个事，以便收件人处理与回复，也方便自己日后整理。
4 称呼与问候
开场一定要说“XX你好”，如果不熟悉的话，可以称呼别人的职称，要搞清楚对方职位和性别再叫，否则慎用，不熟悉的人切忌不要叫其昵称，尽量不要直呼对方全名。
1.针对不同收件人，区别对待（所有邮件都是给收件人的，站在收件人角度考虑）：
1）单个对象：XX总、XX老师、X经理
2）多个对象：二位好、大家好、各位好、dear all
3）重点突出：X总及各位同仁；尊敬的X总并XX公司
2．特别注意：你好、您好、你们好、各位好、大家好，切记没有您们好一说；不熟悉的人不要叫其昵称，对外不用昵称（哥、姐），直呼职位或名字；
3．对于不清楚职务、性别的用老师最佳，其次XX总。
5 邮件正文
正文是整个邮件的主体，也是关键，要注意整体框架，行文格式，清晰明了，据实叙述，不是情书不用过多修饰，不需要附加情感，语义清晰，文字简练，一般采取三段式最佳（开头、主体、结尾），主体内容归类，条理化、数据化：
1．若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮件来意，不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看，但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档中表明；
2. 正文首先要求简明扼要，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句，内容一长可能没耐心看完，也容易遗漏重要信息，如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细论述；
3. 注意邮件论述语气，根据收件人与自己的熟络程度、等级关系，邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适，尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观，“邮件门”就是深刻的教训；
4. 正文主体条理化，数据化：多用1234之类的列表，以清晰明确，如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行说明，保持每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论；
5. 一次邮件交待完整信息：最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确，避免过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感；
6. 详细核对，仔细校对：尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字，在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误（如果邮箱工具允许可设置延时发送）；
7. 合理提示重要信息：如果有重要的信息，适当用颜色字体或者大两号字提醒，但不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示，合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度，一封邮件里的重要提醒不宜多于3处；
8. 行文通顺，避免出现歧义：合理利用图片，表格等形式来辅助阐述，对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚，如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴；
9. 语气尽量用论述的，少谈及个人情感，而且尽量少用感叹号，不要动不动使用表情字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，表情要慎用，只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
6 签名
每封邮件在结尾都应有签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。邮件签名档的目的是让收到邮件的人知道是谁发的邮件,如果有问题可以及时的联系到你，虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。
1.签名信息不宜过多：签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系（可采用公司通用模板）；
2.短语使用：引用一个短语作为你签名的一部分是可行的，比如你的座右铭、公司的宣传口号，但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体；
3..不要只用一个签名档：对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化，过于正式的签名档会让与对方显得疏远，你可以在Foxmail、OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用；
4.字体选择：签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码，字号一般应选择比正文字体小一些；
5.祝福语：结尾常见的写个‘BestRegards’，中文的写个‘顺颂时祺’之类的就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”，老板用‘顺颂商祺’（注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写），俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
7 附件
1. 首先如果有附件的话，正文里一定要有提示，并且要对附件有一定的说明，如果附件是一个特殊格式的，必须说明一下附件用什么工具打开，时间允许的话甚至可以提示对方去哪里下载或如何打开；
2. 附件一定要有一个有意义的名字，详尽且有亮点的信息显得尤为重要，最好能够概括附件的内容，与正文保持一致，方便收件人下载、管理；
3.附件不宜过大，附件过大，邮件传递就会特别慢，超过5M，建议把文件放在网盘上，附上链接和密码，又快又贴心；
4. 附件的数量不宜过多，如果超过4个，尽量使用压缩包传输，但不要用除了RAR\ZIP以外的格式，否则解压又是个麻烦。
8 邮件的回复
如果你收到一封收件人为自己的邮件，那你有必要对此邮件进行回复，回复邮件也要特别注意：
1. 及时回复：收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件，对方肯定希望尽快得到你的回复，哪怕只是确认收到了。对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时，若时间来不及或者暂时无法确定，可以先简单回复一下（邮件已收到，我会尽快回复你的），如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作；
2. 确保对方邮件里提到的问题都有对应的回复，这封邮件的使命才算完成，如果有未完成的应进行说明，并随后补充。
1）不要就一封邮件往返三次以上，盖高楼会使邮件变成没有效率的工具（如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚，此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断，电子邮件有时并不是最好的交流方式）；
2）对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读，此时应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息；
2.进行针对性回复：当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案，不要过于简单，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源；
3.回复不得少于10个字：对方给你发来一大段邮件，你却只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的，怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重；
5．要区分Reply和ReplyAll（区分单独回复和回复全体），点击“回复全部”前，要三思而行：
1）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；
2）如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replayall，让大家都知道，不要让对方帮你完成这件事情；
3）如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论，你们讨论好了再告诉大家，不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件；
6.主动控制邮件的来往：为避免无谓的回复，浪费资源：
1）可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句 “仅供参考，无需回复”；
2）对于一些确认类邮件，担心收件人无法及时反馈或不回复影响工作开展，应在邮件中明确反馈时间及形式（以上，呈请知悉，如有问题请于本周四（X日）12:00前邮件反馈XXX，如逾期未有反馈，项目组将按以上所述对XXX进行相应调整,谢谢！）。 |
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发表于 2023-4-23 19:55:22